Załóżmy na chwilę, że nie odrzucasz żadnej ze swoich „spraw do załatwienia” z powodu niepewności lub niechęci do niej. Jak więc podejmować decyzje co robić a czego nie robić, zachowując jednocześnie poczucie dokonania właściwych wyborów i nie stresować się tymi działaniami, których się nie podjęło? Bezstresowa efektywność jest możliwa, trzeba tylko wiedzieć jak się do tego zabrać.

Dwa niżej opisane modele znakomicie pomogą ci w ogarnięciu się ze swoimi obowiązkami i działaniami. Model pierwszy dotyczy działań, które masz wykonać tu, teraz, zaraz, natychmiast. Model drugi dotyczy działań, które masz wykonać w perspektywie czasowej jednego dnia i perspektywie dłuższej.

Model wyboru natychmiastowych działań

Jest środa, godzina 15.22. W jaki sposób zdecydujesz co masz zrobić w ciągu najbliższych pięciu minut? Istnieją cztery kryteria, którymi możesz się posłużyć w wyborze konkretnego działania z wielu możliwych: kontekst, dostępny czas, dostępna energia, priorytety.

1) Kontekst
Niewiele spraw da się załatwić niezależnie od otoczenia. Większość rzeczy wymaga użycia specyficznych narzędzi lub lokalizacji (komputer, materiały sprzedażowe, numer telefonu do klienta, historię sprzedaży). Jeśli nie masz pod ręką komputera, a tylko w nim możesz sprawdzić historię sprzedaży klienta, to odpadają z listy możliwych działań wszelkie rzeczy związane zarówno z komputerem, jak i z danym klientem. Rzeczy związane z kontekstem wykonywanych czynności są pierwszoplanowymi czynnikami, które ograniczają gamę twoich wyborów i wykonywanych w danym momencie działań.

2) Dostępny czas
Rozpoczynające się za 5 minut spotkanie może uniemożliwić wykonanie wielu innych czynności, które wymagają poświęcenie dłuższego czasu. Jeśli dysponujesz minutą, możesz napisać i wysłać prostego maila, ale już bardziej szczegółowego — nie.

3) Dostępna energia
Niektóre działania wymagają zasobów świeżej, kreatywnej energii, do innych potrzebna jest siła fizyczna, a jeszcze inne to po prostu mechaniczne powtarzanie (np. przepisywanie tekstów). Jeśli więc czujesz, że masz chęć na coś fajnego, popracuj kreatywnie. Jeśli nie, wykonaj towarzyski telefon do klienta, zrób porządek w raportach lub pomyśl nad planem działań na przyszły tydzień.

4) Priorytety
Przyjrzenie się działaniom pod kątem priorytetów to dopiero czwarty krok w tym modelu podejmowania decyzji co robić. Które działanie przyniesie ci najwięcej korzyści? Które korzyści chcesz osiągnąć? Dlaczego dopiero teraz zajmujemy się priorytetami? Bo bez sensu jest nastawić się, że musisz właśnie teraz wykonać określone działanie, podczas gdy tak naprawdę nie masz ani warunków, ani czasu. Tylko się zestresujesz, gdyż oczywiście nic nie zrobisz. Lepiej więc najpierw zawęzić wybór do kilku, a dopiero potem ocenić ich potencjał. To podejście jest prostsze i pozbawia cię większości stresów związanych z wyborami — w końcu na pierwsze trzy kryteria w zasadzie nie masz wyboru (no, w ograniczonym zakresie na trzecie, ale naprawdę w bardzo ograniczonym).

Model określania priorytetów i zgodności działań z priorytetami

Drugi model dotyczy priorytetów. Priorytety powinny determinować nasze wybory odnośnie tego co w danym momencie powinniśmy zrobić, ale większość modeli określania priorytetów nie sprawdza się jako narzędzia w faktycznie wykonywanej przez nas pracy. Aby określić swoje priorytety, musisz określić na czym tak naprawdę polega twoja praca. Istnieje przynajmniej sześć odmiennych perspektyw, z których możesz to zdefiniować. Wykorzystuje się analogię z przestrzenią powietrzną.

1) Poziom pasa startowego: bieżące działania.

Na tym poziomie znajduje się lista wszystkich działań, które musisz podjąć — wszystkie telefony które musisz wykonać, wszystkie e-maile na które musisz odpowiedzieć, polecenia które musisz zrealizować, plany o których chcesz poinformować szefa czy współmałżonka. Jeśli świat nagle zatrzymałby się i ani ty sam, ani nikt inny nie wysyłałby do ciebie żadnych nowych spraw, to uporanie się z aktualnymi zadaniami zajęłoby ci najprawdopodobniej od trzystu do pięciuset godzin.

2) Poziom 3000 metrów: bieżące projekty.

Wiele działań, które aktualnie masz do wykonania, związanych jest z realizacją jednego z trzydziestu bądź nawet stu otwartych projektów, którymi się zajmujesz. Są to relatywnie krótkoterminowe cele, które chciałbyś zrealizować na przykład urządzenie domowego stanowiska komputerowego, zorganizowanie konferencji sprzedażowej, przeprowadzka do nowej siedziby głównej czy wizyta u dentysty.

3) Poziom 6000 metrów: zakresy odpowiedzialności.

Większość ze swoich projektów kreujesz bądź akceptujesz ze względu na to, że znajdują się one w ramach twojego zakresu odpowiedzialności, który w większości przypadków da się zdefiniować w ramach jednej z dziesięciu do piętnastu kategorii. Są one głównymi obszarami, w ramach których chcesz osiągnąć efekty czy utrzymać standardy. Twoja praca może, przynajmniej teoretycznie, obejmować obowiązki w ramach planowania strategicznego, wsparcia administracyjnego, rozwoju personelu, badań rynkowych, obsługi klienta czy zarządzania aktywami. Podobną ilość obszarów zainteresowań można wyodrębnić także w życiu osobistym: zdrowie, rodzina, finanse, otoczenia domu, sprawy duchowe, rekreacja itp. Wypunktowanie i przeglądanie tych obszarów zobowiązań daje solidniejszą podstawę do oceny twojego zbioru projektów.

4) Poziom 9000 metrów: cele roczne i dwuletnie.

Kolejny poziom, z którego możesz definiować swoją pracę, jest związany z tym jak chciałbyś, by wyglądały różne aspekty twojego życia prywatnego i zawodowego w perspektywie roku czy dwóch lat. Bardzo często osiągnięcie celów twojej pracy będzie wymagać zmiany w obszarach jej zainteresowań, wynikającej z wyłaniających się coraz to nowych zakresów obowiązków. Na tym poziomie, także w odniesieniu do życia osobistego, prawdopodobnie pojawią się sprawy, które chciałbyś zakończyć lub mieć pod ręką, i które będą dodawały znaczenia jednym aspektom twojego życia, umniejszając znaczenie innych.

5) Poziom 12 000 metrów: wizje w perspektywie trzy- do pięcioletniej.

Projekty rozpatrywane w perspektywie trzy- do pięcioletniej są efektem myślenia w szerszych kategoriach: strategie organizacyjne, trendy środowiskowe, okoliczności „zakrętów” życia i kariery zawodowej. Czynnikami wewnętrznymi mającymi znaczenie na tym poziomie mogą być: długoterminowy rozwój kariery, rodzina, cele finansowe i zabezpieczenie. Czynniki zewnętrzne mogą obejmować zmiany mające wpływ na twoją pracę i organizację takie jak rozwój technologii, trendy rynkowe czy konkurencja. Decyzje podejmowane na tym poziomie mogą generować zmiany w charakterze twojej pracy na wielu poziomach.

6) Poziom powyżej 15 000 metrów: życie.

To widok z „dużej perspektywy”. Po co istnieje twoja praca? Po co ty istniejesz? Pierwotny cel wszystkich działań określa prawdziwą definicję „pracy”. To jej ostateczny opis. Wszystkie cele, wizja, dążenia, projekty i działania mają tu swój początek i koniec.

Analizę priorytetów można przeprowadzać na dwa sposoby. Jeśli masz jakąś wizję i chcesz zaprojektować do niej konkretne działania, zaczynasz z najwyższego pułapu i schodzisz z niego. Jeśli masz do wykonania jakieś zadanie i chcesz się przekonać czy pasuje ono do twojej wizji, zaczynasz z poziomu danego zadania i idziesz w górę na kolejny poziom.

Więcej przydatnych wskazówek związanych z organizacją własnej pracy, zwiększeniem efektywności wykonywanych działań i redukcją stresu wynikającego z codziennego bałaganu w pracy znajdziesz w książce Davida Allena „Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności” (Wydawnictwo Onepress, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.onepress.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.