Zazwyczaj nie zastanawiamy się wiele nad regułami i normami obowiązującymi w grupie ludzi. Po prostu wchodzimy w grupę (np. przez nawiązanie znajomości) i uczestniczymy w niej.

W większości grup reguły są instynktowne i powtarzają się niezależnie od specyfiki grupy (mniej więcej w rodzinie są takie same reguły jak w pojedynczym dziale firmy — z założeniem, że nowi pracownicy pełnią rolę „dzieci”). Reguły i normy sugerują (nakłaniają) uczestników do określonego sposobu postępowania, który w przypadku danej grupy jest uznany za optymalnie skuteczny. Dlatego też reguły i normy to potężne narzędzie wpływu i jeśli chcemy je stosować, należy je poznać.

Zacznijmy od tego czym są reguły, a czym są normy.

Zgodnie z K. Adams i G.J. Galanes, autorkami książki „Komunikacja w grupach” (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008), reguły (rules) i normy (norms) są standardami zachowania i sposobami postępowania, które wyznaczają działania członków grupy. Normy to nieformalne standardy, które raczej nie są spisane. Reguły, w przeciwieństwie do norm, są bardziej formalne i zazwyczaj zapisane w notatkach lub uregulowaniach prawnych. Normy i reguły wskazują członkom grupy, co pozwala się im robić (np.: „Członkowie mogą domagać się przerwy na napój gazowany po godzinie”), na co się im nie pozwala (np.: „Miejsce na szczycie stołu konferencyjnego przeznaczone jest dla prezesa i nikt inny nie może go zajmować”) oraz jakie są ich obowiązki (np.: „Mianowany lider jest odpowiedzialny za zarezerwowanie miejsca spotkania”). Zarówno reguły, jak i normy należą do grupy raczej jako systemu niż do jakiejkolwiek jednostki.

Ważną różnicą pomiędzy regułami a normami jest ich egzekucja. Normy są egzekwowane poprzez samych uczestników grupy, podczas gdy reguły są zazwyczaj egzekwowane przez mianowanego lidera.

Przejdźmy teraz do tego czy normy są potrzebne i do czego.

Przede wszystkim redukują poczucie niepewności osób co do sposobu funkcjonowania grupy. Ustanawiają procedury pracy i zachowań, przez co pomagają grupie osiągnąć wysoki poziom skuteczności. Stanowią kontrolę jakości działania, tak że uczestnicy mogą dobrze wykonywać wyznaczone zadania. Wartość reguł i norm widać najbardziej wtedy, gdy ich zabraknie. Możesz sobie wyobrazić chaos, spięcia i nerwy, gdyby przy każdym spotkaniu grupy członkowie musieli od nowa negocjować procedury, zgodnie z którymi powinni działać.

Ustalanie norm i reguł w grupach to kolejny ciekawy temat.

Zazwyczaj stosuje się zasadę pierwszeństwa — czyli normami są zachowania, które wystąpiły wcześnie w historii grupy. Kiedy członkowie grupy po raz pierwszy spotykają się, czują się niepewni i skrępowani. Wszystkie działania, które redukują poczucie niepewności, są mile widziane. Te zachowania, które najpierw pojawiają się w grupie, mogą z łatwością stać się zwyczajem, ponieważ pomagają obniżyć uczucie niepewności. Czasami normy są ustalane poprzez jawne stwierdzenia, które wypowie lider lub inny członek grupy. Na przykład jeden z członków może powiedzieć innemu: „Szef lubi dostawać propozycje na piśmie. Jeżeli chcesz zasugerować jakieś procedury pracy na spotkaniach zespołu, powinieneś przynieść kopię swojej propozycji dla każdego, aby mógł się z nią zapoznać”. To stwierdzenie przekazuje informację o preferencjach lidera grupy, jak również w subtelny sposób daje osobie do zrozumienia, że sugeruje się, aby propozycja została przemyślana, zanim zostanie przedstawiona grupie.

Pewne normy są ustanawiane poprzez krytyczne wydarzenia, które występują w grupie. Na przykład podczas pewnego seminarium dla dziewięciu absolwentów, którzy zaufali sobie nawzajem i często ujawniali osobiste informacje w grupie. Dwóch studentów powiedziało osobom spoza tej grupy, co dzieje się na zajęciach. Kiedy inni uczestnicy dowiedzieli się o tym zdarzeniu, byli rozgniewani. Na następnym spotkaniu grupy osoby powiedziały, że czują się zdradzone. Zanim to krytyczne zdarzenie nastąpiło, niektórzy studenci myśleli, że mogą ujawniać informacje z zajęć wybranym osobom z zewnątrz, ale po tym spotkaniu stało się jasne dla wszystkich uczestników, że takie zachowanie jest poważnym naruszeniem grupowej normy poufności.

Wiele norm zostaje zaczerpniętych z kultury, w której żyją członkowie grupy. Na przykład wiesz dużo o tym, w jaki sposób powinien zachowywać się student, niezależnie od tego, do jakiej grupy należy. Prawdą jest, że niektórzy profesorowie są większymi formalistami od innych, ale pewne standardy zachowania (m.in. podnoszenie ręki, kiedy chcesz zadać pytanie lub skomentować coś, oraz powstrzymanie się od nadawana profesorowi lub innym studentom obraźliwych przezwisk) są przenoszone z jednej grupy do drugiej.

A co stanie się, gdy pojawi się problem? Na przykład: grupa opiera się na współpracy, natomiast nowy uczestnik wyraźnie próbuje lansować się na lidera-nakazywacza. Co wtedy może zrobić grupa? Jakie są sposoby nakłonienia opornych uczestników do zmiany swojego zachowania?

Członkowie grupy, którzy stale naruszają ważne grupowe normy, nazywani są osobami wyłamującymi się (deviants) i sprawiają, że inni członkowie czują się bardzo skrępowani, a nawet zagniewani. Sumiennym członkom grupy wydaje się, że osoby wyłamujące się nie liczą się z grupą, co wyrażają przez dawanie do zrozumienia, że ich własne potrzeby i pragnienia są ważniejsze niż potrzeby grupy. Inni członkowie grupy próbują zmusić osobę wyłamującą się, aby przystosowała się do nich, stosując naciski.

Najpierw, zanim zostaną podjęte jakieś działania, zachodzi negatywna reakcja członków grupy na określone zachowanie. Większość nacisku współpracowników przyjmuje formę sygnałów niewerbalnych, kiedy członkowie grupy robią do siebie miny, wpatrują się, podają sobie rękę lub odwracają się od osoby naruszającej normy. Czasami dosadnie ignorują wkład w działanie grupy uczestnika obrażającego innych.

Później przychodzi pora na konkretne działanie, którego celem jest porzucenie przez uczestnika zachowań niezgodnych z normą lub regułą. Członkowie grupy:

·    Próbują rozmawiać z osobami niestosującymi się do normy: „Kiedy nie jesteś z nami Carla, brakuje nam twojego istotnego wkładu w grupę”.

·    Próbują przekonać osobę niestosującą się do norm, najpierw dokuczając jej, a potem w bardziej natarczywy sposób: „Twój mąż może przetrwać jeden wieczór bez ciebie, Carla, prawda?” oraz: „Carla, twoje wcześniejsze wyjście zaburza nasze spotkanie. Dlaczego nie wynajmiesz opiekunki na jeden dzień w tygodniu — to nie będzie takie straszne, prawda?”.

·    Mogą próbować ukarać lub nawet wywrzeć nacisk innego typu na osobę niestosującą się do norm: „Jeżeli naprawdę chcesz być częścią rady, będziesz musiała włożyć w to trochę wysiłku, podobnie jak reszta z nas. W innym wypadku nie będziemy w stanie wesprzeć rozporządzenia, które popierałaś”.

Oczywiście nie zawsze zachowanie niespełniające norm jest szkodliwe. Czasem jest to zachowanie innowacyjne, które pozwala lepiej dopasować reguły do zmieniających się warunków, w których funkcjonuje grupa. Zmiana reguły lub normy nie jest łatwym procesem. Kluczowe jest skoncentrowanie uwagi raczej na samej normie i jej charakterystyce niż na osobie naruszającej tę normę lub wnoszącej o jej zmianę. Nie należy oczywiście forsować ani narzucać swojej opinii — inni członkowie będą wtedy skłonni do obronności i odmowy oraz będą mieć pretensję, że próbujesz ich kontrolować. Zamiast tego należy skłonić grupę do refleksji i dyskusji nad powodami zmiany oraz sposobem jej wprowadzenie tak, aby wszyscy członkowie uczestniczyli w ustanawianiu bardziej produktywnej normy grupowej. Ostatecznie, tylko grupa może dokonać ostatecznej zmiany normy.

Jeśli zainteresowała cię tematyka komunikacji w grupie ludzi (zespole), więcej ciekawych informacji znajdziesz w książce K. Adams i G.J. Galanes „Komunikacja w grupach” (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008).